Những điều cần biết về phần mềm quản lý khách sạn

Mục lục ( - )

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?
- Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?
- Các phần mềm miễn phí thông dụng nhất
  - Phần mềm miễn phí có thực sự miễn phí? Rủi ro khi sử dụng chúng là gì?

Ứng dụng của công nghệ vào trong kinh doanh đặc biệt là ngành kinh doanh khách sạn đang trở nên dần phổ biến và được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí mang đến sự tiện dụng và thuận tiện trong công tác quản lý, mang lại hiệu quả cao khi sử dụng. Hãy cùng Vinapad tìm hiểu ngay trong những thông tin dưới đây để hiểu thêm về sản phẩm ứng dụng thông minh này!

Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?

Là một phần mềm quản lý một hệ thống quản lý thông tin giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn của mình.

phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi-1 — Ảnh minh họa

Chẳng hạn, việc quản lý khách đặt phòng khách sạn và cả công việc kế toán có thể được sử dụng bởi các chức năng trong một hệ thống phần mềm. Điều này giúp công tác tra cứu, kiểm soát được khoa học, thuận tiện và vô cùng hiệu quả.

Sự tích hợp của nhiều khu vực quản lý của khách sạn vào phần mềm giúp toàn bộ hệ thống hoạt động và vận hành trơn tru. Đồng thời có thể tích hợp nhiều tính năng khác phục vụ công tác điều hành, quản lý trong 1 phần mềm quản lý khách sạn cơ bản.

Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?

Có rất nhiều ưu điểm của hệ thống quản lý khách sạn bằng phần mềm mà người chủ khách sạn nên nhận biết và lựa chọn sử dụng. Chúng không chỉ giúp hỗ trợ quản lý một cách có hiệu quả mà bằng việc sử dụng phần mềm này, anh/chị cũng có thể thu được những lợi ích thu được thông qua việc quản lý bằng hệ thống phần mềm.

Giúp nhân viên lễ tân trực tiếp kiểm soát được tất cả các hoạt động của khách sạn như đặt phòng hay check-in… vì chúng đều có sẵn trên màn hình máy tính. Đặc biệt, mọi hoạt động chỉ huy đều có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua một vài cú nhấn chuột đơn giản giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và của toàn hệ thống.

phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi-2 — Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí

Sự phức tạp liên quan đến việc quản lý dữ liệu trên giấy tờ qua phần mềm sẽ được giảm đi đáng kể. Tất cả những bản ghi và các hồ sơ đều có thể dễ dàng lưu trữ trên phần mềm máy tính một cách khoa học, có thể kèm theo sự phân quyền rõ ràng giúp tránh để lộ ra những thông tin quan trọng.
Các phần mềm có thể thực hiện nhiều tính năng khác như lập kế hoạch các sự kiện khách sạn, quản lý cơ sở dữ liệu cho các văn phòng, thống kê doanh số, quản lý nhân viên,…Tất cả chúng đều được giám sát và kiểm soát bởi một hệ thống tin cậy và duy nhất.
Khách hàng có thể đặt phòng và lựa chọn các dịch vụ trực tiếp thông qua trang website của khách sạn mà không cần đến sự can thiệp của bên thứ ba.

Các phần mềm miễn phí thông dụng nhất

Những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí thông dụng nhất hiện nay có thể kể đến:

Sky hotel

Sky Hotel là phần mềm được rất nhiều người dùng và các chuyên gia đánh giá cao về chức năng quản lý. Phần mềm được thiết kế khá đơn giản, dễ sử dụng vì vậy đối với những người không quá rành về lĩnh vực công nghệ hay máy tính cũng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng với phần mềm này.

phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi-3 — Giao diện phần mềm Sky Hotel

Sky Hotel tích hợp những tính năng vô cùng vượt trội, khi nó có khả năng tự tạo và quản lý đồng thời nhiều khách sạn khác nhau cùng một lúc. Ngoài ra, khả năng thống kê, tính toán doanh thu, lợi nhuận riêng cho từng khách sạn hay quản lý tổng hợp cũng đặc biệt được vận hành rất tốt tại phần mềm này.

Người dùng cũng có thể kiểm soát công tác quản lý thông qua sự cập nhật tự động các mục như: trạng thái phòng, loại phòng, giá phòng, thời gian check-out, check-in…

Đặc biệt, Sky Hotel còn hỗ trợ người dùng nhiều tính năng hữu ích khác, như: đổi tiền, tạo phiếu thu,…

Intelio

Intelio chính là phiên bản hoàn hảo nhất của phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn Smart hotel và hiện nay đã được sử dụng với hơn 1.000 khách sạn, khu resort trên khắp cả nước. Được đánh giá là phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất tại Việt Nam hiện nay với khả năng tối ưu hóa nghiệp vụ, Intelio áp dụng cho nhiều đối tượng khách sạn từ bình dân cho đến các khách sạn 4, 5 sao hay các resort cao cấp với khả năng quản lý số lượng phòng lớn lên đến 5.000 phòng.

phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi-4 — Chức năng cơ bản của phần mềm Intelio

Nhằm đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ diễn ra trong khách sạn Intelio còn giúp nhà quản lý của khách sạn có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý toàn bộ các hoạt động thu – chi, lợi nhuận trong từng thời điểm cụ thể của khách sạn.

Newway

Newway được ra đời từ năm 2006 và cho đến này nó vẫn là một trong những giải pháp phần mềm tổng thể nhất.

phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi-5 — Newway là một trong những giải pháp phần mềm tổng thể nhất

Newway là giải pháp phần mềm được viết trên ứng dụng Web Applicaption – là một trong những nền tảng công nghệ phát triển lớn nhất thế giới. Chính vì vậy bên trong phần mềm quản lý khách sạn miễn phí này có thể tính hợp mạnh mẽ với nhiều thiết bị như máy tính, ipad, smartphone và cả các máy bán hàng tự động POS. Điều này giúp công tác quản lý các hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm miễn phí có thực sự miễn phí? Rủi ro khi sử dụng chúng là gì?

Trên thực tế, các phần mềm miễn phí cung cấp cho người dùng sử dụng mà không cần mua bản quyền hay quyền hoạt động để vận hành chúng. Tuy nhiên, chúng cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro mà các nhà quản lý khách sạn nên cân nhắc trước khi sử dụng.

Dễ dàng bị xâm nhập bởi virut: việc không có tính năng bảo vệ trước sự xâm nhập của virut khiến cho phần mềm miễn phí kém an toàn. Điều này sẽ khiến cho các máy tính của anh/chị có thể bị đơ, chậm trong các thao tác hoặc thậm chí bị các hacker, tin tặc tấn công, chiếm quyền quản lý.
Khả năng bảo trì kém: các phần mềm miễn phí thường không có bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Vì vậy khi gặp sự cố người dùng thường loay hoay vì không biết phải xử lý như thế nào.
Hạn chế các tính năng: đa số các phần mềm quản lý miễn phí đều có sự giới hạn về tính năng. Để sử dụng được buộc anh/chị phải bỏ ra một số tiền để mua quyền sử dụng.

Hi vọng rằng với những thông tin về phần mềm quản lý khách sạn miễn phí mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ giúp anh/chị có thể hiểu thêm về ứng dụng công nghệ này. Từ đó có thể áp dụng nó vào quản lý và vận hành khách sạn.

Xem thêm: OTA là gì? VÌ SAO OTA TRỞ NÊN CẤP THIẾT VỚI NGÀNH KHÁCH SẠN?