Tiền sảnh là gì? Tìm hiểu về các bộ phận trong tiền sảnh khách sạn

Mục lục ( - )

• Tiền sảnh là gì?

• Nhiệm vụ của từng bộ phận trong tiền sảnh khách sạn

  • Bộ phận lễ tân (Reception)

  • Bộ phận đặt phòng (Reservations)

  • Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)

  • Bộ phận thu ngân (Cashier)

  • Bộ phận tổng đài (Operator)

  • Bộ phận quan hệ khách hàng (Guest relation)

  • Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)

  • Các kỹ năng cần có của một nhân viên tiền sảnh là gì?

Tiền sảnh là gì? Các bộ phận trong tiền sảnh khách sạn có những nhiệm vụ gì? Tất cả các thắc mắc sẽ được chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây giúp quý vị.

Tiền sảnh là gì?

Tiền sảnh khách sạn là nơi tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và dễ gây được ấn tượng trong tâm trí của họ. Tất cả nhân viên thuộc bộ phận này là những người đầu tiên trực tiếp gặp gỡ, giao tiếp và đáp ứng nhu cầu cho khách. Do đó, tiền sảnh được xem là gương mặt đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp và cung cách phục vụ của khách sạn. Trong bộ phận tiền sảnh lại được chia thành các bộ phận nhỏ và đảm nhận những công việc khác nhau.

Nhiệm vụ của từng bộ phận trong tiền sảnh khách sạn

Tùy vào quy mô của mỗi resort, khách sạn mà cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận tiền sảnh là khác nhau. Nhưng nhìn chung bộ phận tiền sảnh sẽ có một số bộ phận bên trong như Tiếp tân, Thu ngân, Kiểm toán đêm… Đây không phải là bộ phận lớn nhất trong khách sạn, nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc tạo doanh thu cho khách sạn và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp đến với khách hàng.

Bộ phận lễ tân (Reception)

Nhân viên lễ tân là người chào đón khách, giúp đỡ khách trong quá trình check-in, tiếp nhận và làm thủ tục giao phòng cho khách, cung cấp các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, đi lại của khách hàng. Khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ khách sạn, họ sẽ là người trực tiếp giải đáp cho khách.

Ngoài những công việc trên, họ còn làm các việc như: cập nhật tình phòng trong khách sạn, cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính, cập nhật chi phí của khách trong thời gian lưu trú. Thực hiện thủ tục check-out và thăm dò ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng khi lưu trú tại khách sạn.

Bộ phận đặt phòng (Reservations)

Bộ phận này có nhiệm vụ chính là tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách hàng thông qua các phương tiện gián tiếp hoặc trực tiếp. Đồng thời, nhân viên đặt phòng phải thường xuyên theo dõi danh sách và nắm bắt được tình trạng phòng của khách sạn. Bên cạnh đó, cũng phải phối hợp với các bộ phận Lễ tân, Buồng phòng để giải quyết các vấn đề liên quan đến đặt – đổi – trả phòng, trả phòng trước hạn hay kéo dài thời gian trả phòng…

Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)

Đây là bộ phận tư vấn cho khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ hỗ trợ thêm khi khách rời khách sạn, hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển… Nhân viên concierge còn hỗ trợ công việc cho nhân viên Doorman và Bellman.

Bộ phận thu ngân (Cashier)

Là bộ phận phụ trách hoạt động trả phòng cho khách lưu trú tại khách sạn, thanh toán các hóa đơn dịch vụ của khách như dịch vụ thuê phòng, ẩm thực, giặt là, mini bar…, thêm các dịch vụ như đổi tiền cho khách. Báo cáo doanh thu hàng ngày là công việc không thể thiếu cho bộ phận thu ngân.

Bộ phận tổng đài (Operator)

Bộ phận tổng đài viên bộ phận phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng trong và ngoài khách sạn. Họ sẽ ghi nhận, xử lý hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên trách. Ngoài ra, tổng đài viên còn có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của khách hàng đang lưu trú như thông báo giờ ăn sáng, báo thức và giúp chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng khi họ không có mặt ở khách sạn.

Bộ phận quan hệ khách hàng (Guest relation)

Đây là bộ phận ghi nhận phàn nàn, góp ý từ khách hàng và giải quyết các vấn đề liên quan trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm. Có những chương trình đánh giá mức độ hài lòng của khách trong quá trình sử dụng dịch vụ nhằm đề xuất những phương án cải thiện và góp ý cho các bộ phận liên quan.

Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)

Đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng trước cả bộ phận lễ tân, là những người sẽ mở xe, cửa sảnh chào đón khách, hướng dẫn chỗ đỗ xe cho khách. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trong hỗ trợ xách hành lý cho khách và hứng dẫn đưa khách lên phòng, hỗ trợ các yêu cầu như đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách cư trú…

Các kỹ năng cần có của một nhân viên tiền sảnh là gì?

Là những người đầu tiên gặp gỡ, và tiếp xúc với khách hàng, nhân viên làm việc ở bộ phận tiền sảnh thường phải được học việc và rèn luyện những kỹ năng giao tiếp một cách kỹ lưỡng. Ngoài ra, khi ứng tuyển vào vị trí công việc của bộ phận tiền sảnh, anh/chị phải đạt được các kỹ năng sau:

• Giao tiếp tốt, diễn đạt vấn đề rành mạch và rõ ràng.
• Ứng phó tốt mọi tình huống, khéo léo trong giải quyết vấn đề.
• Chu toàn, cẩn thận khi làm công việc đặt phòng và thanh toán.
• Biết tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
• Thành thạo vi tính văn phòng.
• Khả năng ghi nhớ chi tiết.
• Khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo trong giao tiếp và văn bản

Qua bài viết trên của Vinapad, hy vọng đã giúp anh/chị hiểu tiền sảnh là gì và nắm được một số nhiệm vụ cơ bản của từng vị trí trong tiền sảnh khách sạn.

Xem thêm: Tìm hiểu về các bộ phận trong khách sạn 5 sao

Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vinapad Việt Nam:

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

VP: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Email: kinhdoanh@vinapad.com

Phone: 091.468.2106

https://twitter.com/HMA_Agency

https://www.pinterest.com/hmaagency/

HMA Agency – Đơn vị cung cấp marketing thuê ngoài chất lượng uy tín

Dịch vụ phòng Marketing thuê ngoài HMA Agency có gì đặc biệt?