VINAPAD - Nhà thầu thi công nội thất khách sạn chuyên nghiệp

Booking confirmation là gì? Vai trò và tác dụng đối với khách sạn

    Mục lục ( - )

  • 1. Booking confirmation là gì?

  • 2. Khâu booking confirmation cần có những thông tin gì?

    • Kênh OTA gửi cho khách sạn:

    • Kênh OTA gửi cho khách đặt phòng:

  • 3. Vai trò và tác dụng của booking confirmation

Với các quản lý, nhân viên khách sạn cũng như những du khách từng trải nghiệm dịch vụ đặt phòng khách sạn, thuật ngữ Booking confirmation vô cùng quen thuộc. Vậy booking confirmation là gì? Vai trò và tác dụng của nó thế nào trong ngành khách sạn hiện nay? Cùng Nhà thiết kế, thi công Nội thất Vinapad tìm hiểu cặn kẽ về thuật ngữ này qua các thông tin hữu ích dưới đây.

booking-confirmation-la-gi
Trong ngành kinh doanh khách sạn, booking confirmation được hiểu sang nghĩa tiếng Việt là xác nhận đặt phòng.

1. Booking confirmation là gì?

Booking confirmation là việc xác nhận đơn đặt phòng của khách khi đặt chỗ tại khách sạn. Sau khi đã thỏa thuận mức giá, bộ phận kinh doanh của các kênh đặt phòng sẽ dựa theo yêu cầu đặt chỗ của khách và gửi yêu cầu đó đến bộ phận quản lý phòng khách sạn để đặt chỗ. Sau đó, khách sạn sẽ xác nhận việc đặt chỗ này cho bộ phận kinh doanh, công đoạn đó gọi là Booking Confirmation.

Với mảng khách sạn, booking confirmation được hiểu là xác nhận đặt phòng được các kênh đặt phòng (OTA, TA…) gửi đến khách sạn nhằm thông báo và cung cấp thông tin đặt phòng của khách.

Ngoài ra, ở một khía cạnh khác, các kênh đặt phòng này cũng sẽ gửi email phản hồi lại cho khách thuê ngay sau khi họ hoàn thành xong các bước đặt phòng và thanh toán trên chính kênh đó.

thong-tin-dat-phong-cua-khach
Thông tin đặt phòng của khách như loại phòng, số lượng phòng, ngày nhận – trả phòng, phương thức thanh toán, yêu cầu đặc biệt (nếu có).

2. Khâu booking confirmation cần có những thông tin gì?

Kênh OTA gửi cho khách sạn:

Sau khi khách thuê hoàn thành xong các bước tạo tài khoản và đăng bán phòng trên booking – kênh OTA này sẽ cập nhật thông tin và gửi booking confirmation (xác nhận đặt phòng) về cho khách sạn.

Mẫu xác nhận này sẽ bao gồm:

– Thông tin cá nhân của khách đặt như họ tên, quốc tịch…

– Thông tin đặt phòng của khách như loại phòng, số lượng phòng tương ứng với số khách, ngày nhận – trả phòng, giá thuê, phương thức thanh toán, số tiền đã đặt cọc/ thanh toán (nếu có), yêu cầu đặc biệt (nếu có)…

– Link hiển thị chi tiết thông tin thẻ tín dụng của khách dùng khi cần cho thủ tục thanh toán các dịch vụ mà khách sử dụng tương ứng theo quy định và chính sách của khách sạn, bao gồm cả chính sách hoàn hủy phòng.

Kênh OTA gửi cho khách đặt phòng:

Sau khi khách hoàn tất quy trình đặt phòng khách sạn, kênh đặt phòng sẽ gửi email booking confirmation (xác nhận đặt phòng) đến email khách dùng đăng ký và đặt phòng trên kênh OTA này để xác nhận lại toàn bộ thông tin đặt phòng đã được hiển thị trong đơn đặt phòng online của khách. Thông thường, mẫu booking confirmation này là email tự động.

Mẫu xác nhận này sẽ bao gồm các thông tin như:

– Thông tin cá nhân của khách như họ tên, quốc tịch, năm sinh…

– Thông tin đặt phòng của khách như loại phòng, số lượng phòng, ngày nhận – trả phòng, phương thức thanh toán, yêu cầu đặc biệt (nếu có)

– Mã số đặt phòng dùng cung cấp cho khách sạn khi đến ngày check-in như đã đặt.

book-phong-online
Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc booking online không còn quá xa lạ mà ngày càng phổ biến và được đánh giá cao.

3. Vai trò và tác dụng của booking confirmation

Khâu booking confirmation là một bước quan trọng trong quy trình đặt phòng qua các kênh đặt phòng hiện nay, làm căn cứ đối chiếu và đánh giá tính chính xác của thông tin (với khách đặt phòng) – cân nhắc và chuẩn bị kế hoạch phục vụ (với phía khách sạn) đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách về chất lượng dịch vụ. Trường hợp phát hiện sai sót hay có vấn đề khúc mắc, khách có thể phản hồi lại ngay với kênh đặt phòng để được xử lý.

Dịch vụ booking confirmation ra đời mang lại nhiều tác dụng rõ rệt. Trước hết, nó giúp tiết kiệm thời gian của cả khách đặt phòng và phía khách sạn. Khi chưa có dịch vụ này, để có thể đặt phòng khách sạn, nhà nghỉ… bắt buộc khách phải liên lạc với quầy lễ tân khách sạn để trao đổi, đặt phòng rồi làm các thủ tục khá phức tạp. Thế nhưng hầu hết hiện nay các công ty về lĩnh vực du lịch đã phát triển hệ thống đặt phòng khách sạn trực tuyến, giúp khách có thể dễ dàng truy cập.

Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc booking online không còn quá xa lạ mà ngày càng phổ biến và được đánh giá cao. Dịch vụ này rất tiện lợi và được hầu hết khách sạn lựa chọn. Bên cạnh đó, booking online còn có thể giúp phía khách sạn quản lý tốt việc cài đặt, lưu trữ thông tin của khách hàng hay xây dựng các chương trình ưu đãi về giá, thu hút khách.

Các chủ đầu tư có thể tham khảo thêm:

OTA là gì? Bí quyết kinh doanh hiệu quả trên các kênh OTA

Trên đây là những giải đáp booking confirmation là gì, cũng như vai trò và tác dụng của dịch vụ này. Đây là những kiến thức hữu ích đối với cả khách thuê phòng và nhân viên phụ trách giao dịch đặt phòng khách sạn. Với những ưu điểm đặc biệt, dịch vụ này ngày càng thể hiện rõ tầm quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn trên thế giới và tại Việt Nam hiện nay.