Allotment trong khách sạn là gì? Thuật ngữ đặt phòng khách sạn phải biết

Mục lục ( - )

• Allotment trong khách sạn là gì?

• Các nguồn khách hàng đến từ dịch vụ allotment

  • Nguồn khách hàng đặt phòng trực tiếp

  • Nguồn khách hàng đặt phòng qua các đại lý trung gian

• Lợi ích khi áp dụng Allotment trong khách sạn là gì?

  • Về phía khách sạn:

  • Về phía các hãng du lịch, hãng hàng không.

• Những hình thức đặt phòng qua hình thức Allotment

  • Đặt buồng có đảm bảo (Guaranteed reservation)

  • Đặt buồng không được đảm bảo (Non- guaranteed reservation)

• Allotment khác Free Sale như thế nào?

Để vận hành và quản lý khách sạn một cách hiệu quả. Việc hiểu đúng, đủ về các thuật ngữ, khái niệm chuyên ngành có ý nghĩa vô cùng quan trong. Allotment là gì là một trong những thắc mắc thường thấy của người trong ngành. Hãy cùng Vinapad giải nghĩa đầy đủ về thuật ngữ này trong thông tin bài viết dưới đây nhé!

Allotment trong khách sạn là gì?

Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn, cách gọi allotment rất phổ biến và thường gặp. Tuy nhiên, allotment là gì thì không có nhiều người hiểu đúng. Điều này dẫn đến cách sử dụng sai trong nhiều trường hợp. Để giải nghĩa về allotment, có thể hiểu như sau. Đây là thuật ngữ chỉ một trong các hình thức đặt phòng khá quen thuộc hiện nay tại khách sạn. Trong đó, các khách sạn thực hiện cho đại lý du lịch đặt cụ thể một số lượng phòng nhất định (validity) theo một thời gian đã hạn định đầy đủ về ngày check-in cũng như check-out (cut-off days) rõ ràng.

Allotment được xem là hình thức đặt phòng liên kết giữa khách sạn và các công ty du lịch dựa trên tôn chỉ đôi bên cùng có lợi. Theo đó, khách sạn sẽ dành một lượng lớn buồng phòng nhất định phục vụ nhu cầu của các đoàn khách du lịch mà không cần yêu cầu đặt buồng trước với thỏa thuận thống nhất của 2 bên. Sau khi đã bán được buồng cho khách du lịch, các hãng này mới khẳng định việc đặt buồng với khách sạn. Như vậy, với trường hợp các hãng du lịch này không bán hết số lượng buồng phòng mà khách sạn đặt trước cho hãng theo thỏa thuận thì hãng du lịch cần bồi thường hoặc không tùy theo cam kết, yêu cầu trước đó của hai bên trước đó.

Các thỏa thuận allotment được thực hiện dựa trên sự thống nhất của cả 2 bên. Nói theo cách khác, allotment chính là một trong những phương thức liên kết giữa các đơn vị hãng du lịch và khách sạn. Hiện nay, thỏa thuận đặt phòng allotment rất phổ biến và được áp dụng trong nhiều hệ thống khách sạn.

Các nguồn khách hàng đến từ dịch vụ allotment

Khi nhắc về khái niệm allotment là gì người ta cũng thường đề cập đến các nguồn khách hàng mang lại từ dịch vụ allotment. Theo đó, chúng thường bao gồm:

Nguồn khách hàng đặt phòng trực tiếp

Đó là những khách hàng lẻ hoặc khách đoàn trực tiếp thực hiện đặt phòng với khách sạn. Phương thức liên hệ trực tiếp chủ yếu qua số điện thoại, gửi thư tin, fax, hay email…

Nguồn khách hàng đặt phòng qua các đại lý trung gian

Ngoài các nguồn khách trực tiếp thì cũng có một nguồn khách hàng lớn sử dụng phương thức đặt phòng lại thông qua các đại lý trung gian như thông qua các đại lý bán vé máy bay, đại lý du lịch, hãng lữ hành, hãng dịch vụ vận tải, đại sứ quán,…

Việc thực hiện hoạt động allotment muốn có hiệu quả đòi hỏi các hãng cần có kế hoạch tiếp cận nguồn hàng đa dạng, phong phú. Điều này sẽ giúp cho hãng bán hết số phòng đã thỏa thuận với khách sạn trong thời gian hạn định.

Lợi ích khi áp dụng Allotment trong khách sạn là gì?

Khi quyết định thực hiện hoạt động Allotment, hai bên đều có những tính toán kỹ lưỡng. Điều này giúp tránh những rủi rõ của cả hai bên,  tạo nên doanh thu và lợi nhuận bền vững.

Về phía khách sạn:

• Tăng độ nhận diện, độ phủ sóng: Trừ một số khách sạn nổi tiếng, tập đoàn lớn thì đa phần khách hàng không thể nắm bắt hết về cấc khách sạn. Việc thông qua các hãng du lịch, hàng không sẽ giúp thông tin khách sạn đến với khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ có nhìn tổng quan không chỉ về giá phòng, chất lượng dịch vụ cũng như hình ảnh trực quan.
• Như một hình thức quảng cáo, lượng khách đặt phòng, sử dụng các dịch vụ tại khách sạn sẽ tăng cao.

Về phía các hãng du lịch, hãng hàng không.

• Tạo niềm tin khách hàng: Đến với các hãng du lịch, hàng không, thường các khách hàng được tư vấn từ A-Z. Sẽ có đa dạng gói tour trên toàn quốc và nước ngoài. Các hãng đã nghiên cứu kỹ các địa điểm, liên kết với các khách sạn tạo nên một gói tour hoàn mỹ. Với những gói tuor như vậy, khách hàng sẽ thêm tin tưởng, an tâm về chuyến đi của mình.
• Lợi nhuận: Cũng giống như phía khách sạn, mục đích của các hãng cũng là lợi nhuận. Đó là phần thỏa thuận trước đó giữa khách sạn và các hãng.

Xem thêm: Nhà thầu thi công nội thất khách sạn tại Mai Châu, Hòa Bình

Những hình thức đặt phòng qua hình thức Allotment

Việc đặt phòng tại các đại lý du lịch, hãng hàng không sẽ không khác nhiều với việc đặt trực tiếp tạo khách sạn. Có hai hình thức cơ bản dưới đây:

Đặt buồng có đảm bảo (Guaranteed reservation)

• Allotment trong khách sạn là gì? Theo hình thức đặt buồng này, phía các hãng phải chắc chắn việc đặt buồng cho khách đã thành công. 
• Thông tin đầy đủ về việc đặt phòng sẽ được gửi tới khách hàng sau khi hãng xác nhận với phía khách sạn. 
• Nếu khách không sử dụng buồng và không báo huỷ theo quy định của khách sạn thì phải đền mất cọc hoặc bù tiền.

Đặt buồng không được đảm bảo (Non- guaranteed reservation)

• Đặt buồng không được đảm bảo là hình thức khách hàng đăng ký giữ buồng trước. 
• Thông thường việc đặt thông qua các hãng du lịch phải có tiền đặt cọc và hợp đồng. 
• Nếu khách không giữ đúng thời hạn đặt cọc, các hãng sẽ hủy việc đặt phòng trên hệ thống.

Allotment khác Free Sale như thế nào?

Cũng cần phải hiểu thêm về allotment là gì khi phân biệt chúng với Free sale. 2 thuật ngữ này đều là cách gọi thường sử dụng trong chuyên ngành dịch vụ khách sạn- nhà hàng. Tuy nhiên, allotment và free sale có sự khác biệt nhất định. Trong đó, nếu như allotment có sự hạn định về số phòng và thời gian thì free sale là hình thức các đại lý du lịch đặt bán phòng khách sạn với số lượng không giới hạn trong một thời gian nhất định.

Do đó, dựa theo các đánh giá và phân tích kinh doanh, free sale là hình thức dễ gặp rủi ro hơn cho các đại lý. Bởi lẽ, trong quá trình thực hiện hoạt động free sale, khách sạn là bên có quyền thay đổi hoặc yêu cầu ngừng bán trong những trường hợp cần thiết hơn.

Rõ ràng, việc hiểu biết đầy đủ về các thuật ngữ trong chuyên ngành kinh doanh Nhà hàng – khách sạn thực sự rất quan trọng. Với bài viết trên của Vinapad, bạn đã hiểu rõ về allotment là gì hay chưa? Hãy áp dụng để mang lại dịch vụ cho khách hàng tốt hơn nhé!

Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vinapad Việt Nam

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

VP: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Email: kinhdoanh@vinapad.com

Hotline: 091.468.2106

VINAPAD – CÙNG NHAU PHÁT