VINAPAD - Nhà thầu thi công nội thất khách sạn chuyên nghiệp

Reservation là gì? Vai trò của Reservations trong khách sạn

    Mục lục ( - )

  • Reservation là gì?

  • Các hình thức đặt phòng trong khách sạn

    • – Guaranteed Reservation

    • – Non – Guaranteed Reservation

  • Vai trò của Reservations trong khách sạn

  • Nhân viên Reservation cần làm những việc gì?

  • Bộ phận Reservation cần lưu lại những thông tin nào?

Trong mảng Khách sạn và nhà hàng, Reservation là một bộ phận quan trọng và trực tiếp tạo ra doanh thu. Ở bài viết này, Nhà thầu nội thất Vinapad sẽ giúp bạn tìm hiểu Reservation là gì cũng như vai trò và phần việc của bộ phận này nhé!

bo-phan-dat-phong
Bộ phận đặt phòng trong khách sạn hoặc nhà hàng.

Reservation là gì?

Có vị trí quan trọng song không phải ai cũng biết về Reservation và công việc chi tiết của bộ phận này.

Reservation là thuật ngữ dùng để chỉ việc tiếp nhận yêu cầu đặt phòng. Đây cũng là từ để chỉ bộ phận đặt phòng trong khách sạn hoặc nhà hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau. Có thể qua các kênh đặt phòng bao gồm: Khách trực tiếp đến khách sạn đặt, khách đặt qua điện thoại, qua email, fax, qua phần mềm đặt chỗ trên mạng. Sau đó, Reservation sẽ kiểm tra số lượng phòng còn trống có thể đáp ứng và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Các hình thức đặt phòng trong khách sạn

Từ số nhiều chỉ các hoạt động, quy trình đặt phòng, đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng. Có 2 hình thức đặt phòng khách sạn bao gồm:

– Guaranteed Reservation

Hay còn được gọi là đặt phòng có đảm bảo, đây là hình thức đặt phòng có thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn. Theo đó, khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách đến thời điểm check out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Trong trường hợp khách không dùng phòng hoặc không báo huỷ đặt, khách sẽ phải đền bù tiền theo quy định của khách sạn. Hình thức đặt có đảm bảo sẽ có yêu cầu đi kèm như thanh toán trước tiền phòng, đặt cọc một phần tiền phòng trước, trả tiền phòng qua thẻ tín dụng…

– Non – Guaranteed Reservation

Hay còn gọi là đặt phòng không được đảm bảo là chỉ đăng ký giữ chỗ trước. Theo đó, khi khách đăng ký, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định, phụ thuộc vào quy định của từng khách sạn và tùy theo ngày khách định đến.

reservation-la-gi
Thuật ngữ dùng để chỉ việc tiếp nhận yêu cầu đặt phòng

Vai trò của Reservations trong khách sạn

Bộ phận Reservations giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh của khách sạn. Nếu Reservation làm việc hiệu quả, nhanh gọn, khéo léo và chính xác sẽ khiến khách hài lòng ngay khi chưa đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Khách có thể giới thiệu cho người khác hoặc tiếp tục muốn đặt phòng tại khách sạn lần sau.

Bộ phận này cũng trực tiếp mang về lợi nhuận cho khách sạn khi thực hiện giao dịch thu phí phòng trước hoặc khoản đặt cọc trước khi check in.

Sự chuyên nghiệp và các kỹ năng của nhân viên Reservations góp phần tạo uy tín, danh tiếng cho khách sạn. Qua đây, thương hiệu của khách sạn sẽ được củng cố và phát triển. Cùng với đó là nguồn lợi nhuận không nhỏ chảy về.

Nhân viên Reservation cần làm những việc gì?

Các phần việc của người làm bộ phận Reservation bao gồm:

  • Trước hết là tiếp nhận thông tin: Nhân viên Reservation sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và phải ghi lại chính xác các thông tin đó.
  • Phần việc tiếp theo là xác định số phòng trống thuộc loại phòng khách muốn đặt.
  • Tiếp theo, nếu khách sạn còn phòng nhân viên sẽ phải xác nhận đặt phòng cho khách. Ngược lại, nếu không còn phòng, nhân viên sẽ từ chối order. Có thể tư vấn các phương án khác cho khách như loại phòng khác, ngày giờ check in khác…
  • Nhập thông tin của khách và xác nhận lại thông tin khách hàng cùng thông tin đặt phòng với khách. Sau đó lưu thông tin đặt phòng vào phần mềm của khách sạn rồi chuyển đến các bộ phận khác để tiến hành chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách.
  • Tổng hợp danh sách khách hàng và chuyển đến bộ phận Lễ tân. Tổng hợp các đơn đặt phòng.
  • Nếu khách có yêu cầu thay đổi hoặc hủy đặt phòng, nhân viên Reservation tiếp nhận thông tin, điều chỉnh hoặc hủy bỏ theo yêu cầu.

Ngoài các phần việc cố định trên, nhân viên thuộc bộ phận Reservation có thể cần làm một số công việc khác theo phân công từ Quản lý, cũng như hỗ trợ và phối hợp với những bộ phận khác khi cần thiết.

nhan-vien-reservation
Nhân viên Reservation sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và phải ghi lại chính xác các thông tin đó.

Bộ phận Reservation cần lưu lại những thông tin nào?

Các thông tin quan trọng mà Reservation cần thu thập để phục vụ cho việc đặt phòng và quản lý khách bao gồm:

– Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký, số lượng khách trong đoàn. Hơn nữa, nhân viên còn cần lưu lại ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ của khách để tránh nhầm lẫn và thông báo các việc cần thiết nếu có.

– Ngày giờ khách đến nhận phòng, số đêm muốn ở tại khách sạn.

– Số lượng phòng cần đặt, loại phòng, giá phòng.

– Hình thức đặt phòng và hình thức thanh toán.

– Các yêu cầu khác của khách.

Có thể bạn quan tâm:

Qua những phân tích trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ Reservation là gì. Cũng như, tầm quan trọng của vị trí này đối với hoạt động khách sạn. Tuy đây là một công việc không quá phức tạp nhưng lại đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng. Vì vậy, chủ đầu tư khách sạn cần chú ý trong tuyển dụng và đào tạo bộ phận này để mang lại hiệu quả kinh doanh cao.