VINAPAD - Nhà thầu thi công nội thất khách sạn chuyên nghiệp

Quy trình check in khách sạn

    Mục lục ( - )

  • 1. Check-in là gì?

  • 2. Quy trình check in trong khách sạn

    • 2.1. Chào đón khách hàng

    • 2.2. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

    • 2.3. Làm thủ tục đăng ký

    • 2.4. Xác nhận phương thức thanh toán

    • 2.5. Giới thiệu dịch vụ và những quy định chung của khách sạn cho khách hàng

    • 2.6. Đưa khách lên phòng

    • 2.7. Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

  • 3. Những lưu ý trong quy trình check-in khách sạn

Nếu thường xuyên đi du lịch, lưu trú tại khách sạn resort hẳn bạn thường xuyên nghe thấy các thủ tục như check in. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu check in là gì,, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về thủ tục quy trình check out trong khách sạn nhé.

>> Xem thêm: Quy trình check out khách sạn

1. Check-in là gì?

Check in là 1 trong những thủ tục bắt buộc phải làm khi bạn tới lưu trú tại 1 khách sạn vậy check in là gì. Đây được hiểu là quá trình đăng ký, xác nhận thông tin của khách hàng lưu trú tại mỗi khách sạn hoặc resort. Công việc này sẽ được thực hiện bởi bộ phận lễ tân của khách sạn. Check in là bước đầu tiên khi khách hàng đến lưu trú tại khách sạn và tạo ấn tượng đầu tiên cho họ vị vậy quy trình này cần đảm bảo sự chuyên nghiệp, nhanh chóng, đồng thời lễ tân cần phải thể hiện được sự thân thiện, cởi mở nhằm mang lại ấn tượng tốt cho khách trong quá trình lưu trú.

check-in-la-gi
Check in là các bước thủ tục khi khách hàng tới lưu trú tại khách sạn

2. Quy trình check in trong khách sạn

Dưới đây là quy trình check-in của nhân viên lễ tân khi có khách hàng đến và đăng ký phòng. Bạn đọc có thể tham khảo để thực hiện thủ tục được nhanh chóng và gọn lẹ nhất.

2.1. Chào đón khách hàng

Trong bất cứ lĩnh vực gì ấn tượng ban đầu đối với khách hàng rất quan trọng và cách thức chào đón khách hàng của nhân viên lễ tân rất quan trọng.

Trong suốt quy trình check in khách sạn, nhân viên lễ tân phải có thái độ niềm nở, thân thiện. Việc này sẽ là mộ trong những yếu tố giúp khách sạn của anh/chị “ghi điểm” trong mắt khách hàng.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-2
Thái độ niềm nở, thân thiện của nhân viên lễ tân khi tiếp nhận thông tin check in giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, đánh giá cao về khách sạn.

2.2. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Sau khi chào đón khách hàng xong nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận những yêu cầu và thông tin của khách hàng.

Ví dụ như đặt phòng thì lễ tân phải xác nhận xem còn phòng trống hay không. Hoặc đối với những khách đặt phòng trước thì nhân viên lễ tân phải hỏi thông tin khách hàng và số điện thoại đặt phòng để xác nhận cho khách và tiến hành đăng ký thông tin.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-3
Tiếp nhận thông tin, tư vấn khách sạn hàng là một bước không thể bỏ qua trong quy trình check-in.

Đối với những khách chưa đặt phòng trước lễ tân sẽ phải dựa vào nhu cầu của khách để lựa chọn loại phòng phù hợp với khách nhất.

Hoặc có thể giới thiệu cho khách những loại phòng và dịch phụ của khách sạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau đó tiến hành thủ tục đăng ký cho khách hàng một cách nhanh nhất.

2.3. Làm thủ tục đăng ký

Khi thực hiện quy trình check in khách sạn, lễ tân sẽ yêu cầu cung cấp giấy tờ tuỳ thân như CMND hoặc hộ chiếu.

Sau đó các thông tin sẽ được điền một cách đầy đủ và yêu cầu khách ký tên vào giấy đăng ký sau khi khách hàng đã xác nhận đúng thông tin.

2.4. Xác nhận phương thức thanh toán

Nếu khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán bằng tiền mặt thường khách sạn sẽ tạm ứng trước một phần khi khách hàng làm thủ tục đăng ký. Và đây cũng là phương thức được nhiều khách du lịch lựa chọn nhất.

Đối với những du khách sử dụng phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng nhân viên lễ tân sẽ mượn thẻ của khách, lấy số thẻ. Sau đó xác nhận xem thẻ có hợp lệ, có khả năng thanh toán không.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-4
Xác nhận phương thức thah toán là bước không thể thiếu trong quy trình check in khách sạn.

Thanh toán bằng Voucher thường là khách du lịch đi theo tour trọn gói từ công ty lữ hành. Lễ tân sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin voucher và những thông tin liên quan.

Nếu voucher được chấp nhận, lễ tân sẽ kiểm tra phòng buồng đã sẵn sàng chưa và giao chìa khóa cho khách.

2.5. Giới thiệu dịch vụ và những quy định chung của khách sạn cho khách hàng

Sau khi kiểm tra thông tin, giao chìa khoá phòng cho khách hàng lễ tân sẽ giới thiệu những dịch vụ đi kèm của khách sạn như bữa sáng, thể thao, spa hay các dịch vụ khác.

Bên cạnh đó nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho khách hàng những quy định của khách sạn như giờ check-out, quy định đền bù, giờ phục vụ,…

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-5
Lễ tân giao chìa khóa cho khách, thông báo các dịch vụ kèm theo cùng một số quy định chung.

2.6. Đưa khách lên phòng

Lễ tân sau khi giới thiệu và phổ biến quy định của khách sạn thì sẽ thông báo cho nhân viên hành lý để họ chuyển hành lý và dẫn khách hàng lên nhận phòng.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-6
Nhân viên khách sạn sẽ hỗ trợ, mang hàng lý của khách hàng lên phòng nghỉ.

2.7. Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

Sau khi hoàn tất các giấy tờ, hồ sơ thông tin của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ nhập thông tin vào hệ thống quản lý của khách sạn và tiến hành đăng ký tạm trú cho khách hàng.

3. Những lưu ý trong quy trình check-in khách sạn

Khi thực hiện check in cho khách, lễ tân cần phải lưu ý 1 số vấn đề về tác phong như sau: Trang phục cần đảm bảo gọn gàng, mặc đúng đồng phục, có biển tên và nếu lễ tân là nữ nên trang điểm nhẹ để trông khuôn mặt tươi sáng hơn.

Khi thực hiện check in thì cần phải tập trung vào công việc, giúp giải quyết vấn đề cho khách nhanh chóng, kịp thời tránh để khách phải đợi lâu khó chịu, không nên làm việc khác khi đang check in cho khách.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-7
Nhân viên cần thông báo những lưu ý về quy trình check-in (out) của khách sạn, cùng một số quy định cơ bản (cách tính giá phòng, dịch vụ đi kèm,..).

Cần có thái độ vui vẻ, thân thiện cởi mở với tất cả các khách hàng, tuyệt đối tránh thái độ kỳ thị, phân biệt đối xử giữa khách này và khách khác. Lễ tân cần phải sẵn sàng tiếp nhận và giải đáp xử lý những vấn đề phát sinh, những thắc mắc của khách hoặc cung cấp những thông tin khách cần trong phạm vi hiểu biết của mình. Nếu chưa có phòng sẵn sàng cho khách thì cần phục vụ nước và bố trí chỗ ngồi cho khách trong lúc chờ đợi.

Ngoài các vấn đề trên lễ tân thực hiện check in cũng cần có sự am hiểu về văn hóa vùng miền hoặc quốc gia để có cách ứng xử phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Trên đây là những thông tin của chúng tôi hy vọng đã giúp các bạn hiểu rõ check in là gì, quy trình check in và những điều cần lưu ý khi thực hiện check in cho khách. Nếu muốn tìm hiểu thêm các thông tin về lĩnh vực khách sạn thì có thể tham khảo thêm tại đây!

Cảm ơn anh/chị đã theo dõi!

Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vinapad Việt Nam

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

VP: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Email: kinhdoanh@vinapad.com

Hotline: 091.468.2106