VINAPAD - Nhà thầu thi công nội thất khách sạn chuyên nghiệp

Quy trình check in khách sạn

    Mục lục ( - )

  • Check-in là gì? Quy trình check in khách sạn

    • Quy trình check in trong khách sạn

      • 1. Chào đón khách hàng

      • 2. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

      • 3. Làm thủ tục đăng ký

      • 4. Xác nhận phương thức thanh toán

      • 5. Giới thiệu dịch vụ và những quy định chung của khách sạn cho khách hàng

      • 6. Đưa khách lên phòng

      • 7. Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

    • Những lưu ý trong quy trình check-in khách sạn

Chắc hẳn khi đến bất kỳ một khách sạn nào khách hàng cũng cần phải check-in và check-out cho nhân viên lễ tân. Vậy khi khách hàng báo check-in lễ tân sẽ phải làm những gì? Hãy cùng tìm hiểu quy trình check in khách sạn với Vinapad thông qua bài viết dưới đây!

quy-trinh-ckeck-in-khach-san
Check in khách sạn và những điều cần lưu ý
>> Xem thêm: Quy trình check out khách sạn

Check-in là gì? Quy trình check in khách sạn

Check-in là thuật ngữ tiếng Anh được ghép lại bởi chữ Check và chữ In. Check có nghĩa là kiểm tra hay đánh dấu và hành động biểu thị chữ check là con người sẽ kiểm tra sự vật, sự việc. Còn từ In có nghĩa là ở trong, và khi ghép hai chữ này thành Check-in thì hiểu là ghi tên khi đến.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-1

Có thể nói trong trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng thì check-in có nghĩa là quy trình thực hiện các thủ tục đăng ký hay xác nhận thông tin của khách hàng lưu trú trong khách sạn. Và thường nhân viên lễ tân sẽ là nhân viên phụ trách công việc này.

Quy trình check in trong khách sạn

Dưới đây là quy trình check-in của nhân viên lễ tân khi có khách hàng đến và đăng ký phòng. Bạn đọc có thể tham khảo để thực hiện thủ tục được nhanh chóng và gọn lẹ nhất.

1. Chào đón khách hàng

Trong bất cứ lĩnh vực gì ấn tượng ban đầu đối với khách hàng rất quan trọng và cách thức chào đón khách hàng của nhân viên lễ tân rất quan trọng.

Trong suốt quy trình check in khách sạn, nhân viên lễ tân phải có thái độ niềm nở, thân thiện. Việc này sẽ là mộ trong những yếu tố giúp khách sạn của anh/chị “ghi điểm” trong mắt khách hàng.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-2
Thái độ niềm nở, thân thiện của nhân viên lễ tân khi tiếp nhận thông tin check in giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, đánh giá cao về khách sạn.

2. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Sau khi chào đón khách hàng xong nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận những yêu cầu và thông tin của khách hàng.

Ví dụ như đặt phòng thì lễ tân phải xác nhận xem còn phòng trống hay không. Hoặc đối với những khách đặt phòng trước thì nhân viên lễ tân phải hỏi thông tin khách hàng và số điện thoại đặt phòng để xác nhận cho khách và tiến hành đăng ký thông tin.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-3
Tiếp nhận thông tin, tư vấn khách sạn hàng là một bước không thể bỏ qua trong quy trình check-in.

Đối với những khách chưa đặt phòng trước lễ tân sẽ phải dựa vào nhu cầu của khách để lựa chọn loại phòng phù hợp với khách nhất.

Hoặc có thể giới thiệu cho khách những loại phòng và dịch phụ của khách sạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau đó tiến hành thủ tục đăng ký cho khách hàng một cách nhanh nhất.

3. Làm thủ tục đăng ký

Khi thực hiện quy trình check in khách sạn, lễ tân sẽ yêu cầu cung cấp giấy tờ tuỳ thân như CMND hoặc hộ chiếu.

Sau đó các thông tin sẽ được điền một cách đầy đủ và yêu cầu khách ký tên vào giấy đăng ký sau khi khách hàng đã xác nhận đúng thông tin.

4. Xác nhận phương thức thanh toán

Nếu khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán bằng tiền mặt thường khách sạn sẽ tạm ứng trước một phần khi khách hàng làm thủ tục đăng ký. Và đây cũng là phương thức được nhiều khách du lịch lựa chọn nhất.

Đối với những du khách sử dụng phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng nhân viên lễ tân sẽ mượn thẻ của khách, lấy số thẻ. Sau đó xác nhận xem thẻ có hợp lệ, có khả năng thanh toán không.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-4
Xác nhận phương thức thah toán là bước không thể thiếu trong quy trình check in khách sạn.

Thanh toán bằng Voucher thường là khách du lịch đi theo tour trọn gói từ công ty lữ hành. Lễ tân sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin voucher và những thông tin liên quan.

Nếu voucher được chấp nhận, lễ tân sẽ kiểm tra phòng buồng đã sẵn sàng chưa và giao chìa khóa cho khách.

5. Giới thiệu dịch vụ và những quy định chung của khách sạn cho khách hàng

Sau khi kiểm tra thông tin, giao chìa khoá phòng cho khách hàng lễ tân sẽ giới thiệu những dịch vụ đi kèm của khách sạn như bữa sáng, thể thao, spa hay các dịch vụ khác.

Bên cạnh đó nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho khách hàng những quy định của khách sạn như giờ check-out, quy định đền bù, giờ phục vụ,…

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-5
Lễ tân giao chìa khóa cho khách, thông báo các dịch vụ kèm theo cùng một số quy định chung.

6. Đưa khách lên phòng

Lễ tân sau khi giới thiệu và phổ biến quy định của khách sạn thì sẽ thông báo cho nhân viên hành lý để họ chuyển hành lý và dẫn khách hàng lên nhận phòng.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-6
Nhân viên khách sạn sẽ hỗ trợ, mang hàng lý của khách hàng lên phòng nghỉ.

7. Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin khách hàng

Sau khi hoàn tất các giấy tờ, hồ sơ thông tin của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ nhập thông tin vào hệ thống quản lý của khách sạn và tiến hành đăng ký tạm trú cho khách hàng.

Những lưu ý trong quy trình check-in khách sạn

Đối với mỗi khách sạn sẽ quy định giờ check-in và check-out khác nhau. Khi khách đến nhận phòng nhân viên lễ tân nên phổ biến rõ và nhấn mạnh giờ check-in và check-out để khách hàng hiểu rõ.

Vì nhiều khi chỉ trả phòng muộn một vài giờ mà khách phải thanh toán nguyên ngày sẽ làm khách hàng không hài lòng và từ đó sẽ không đến ở khách sạn bạn nữa. Nhân viên lễ tân nên thông báo trước để tránh tình trạng tranh chấp không đáng có xảy ra làm mấy uy tín của khách sạn.

quy-trinh-ckeck-in-khach-san-7
Nhân viên cần thông báo những lưu ý về quy trình check-in (out) của khách sạn, cùng một số quy định cơ bản (cách tính giá phòng, dịch vụ đi kèm,..).

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất mà Vinapad muốn mang tới cho anh/chị về quy trình check in khách sạn.

Hy vọng những thông tin này hữu ích.

Cảm ơn anh/chị đã theo dõi!

Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Vinapad

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội (Gần BIDV Bình Phú)

Store: Biệt thự 16, Mộc Lan 6, Vinhomes Green Bay – Mễ Trì

Email: [email protected]

Hotline: 090.8888.634