VINAPAD - Nhà thầu thi công nội thất khách sạn chuyên nghiệp

PMS là gì? Các loại PMS phổ biến và chức năng trong quản lý thông tin khách sạn

    Mục lục ( - )

  • 1. PMS là gì?

  • 2. Các loại PMS cho khách sạn

  • 3. Các chức năng cơ bản của PMS

    • 3.1. Chức năng cho bộ phận Lễ tân

    • 3.2. PMS đối với kinh doanh

    • 3.3. Chức năng của PMS là gì với bộ phận nhà hàng

    • 3.4. PMS với bộ phận buồng phòng

    • 3.5. Kế toán và nhân sự

PMS là gì? Trong lĩnh vực khách sạn, để quản lý tốt chi phí và các hoạt động kinh doanh, việc sử dụng các hệ thống, phần mềm là điều cần thiết.

Vậy PMS có tác dụng gì trong việc quản lý khách sạn? Hãy cùng Vinapad tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này.

pms-la-gi
PMS mang tới nhiều lợi ích cho việc quản lý và kinh doanh khách sạn.

1. PMS là gì?

PMS (Property Management System) mang ý nghĩa là phần mềm quản lý hệ thống thông tin. Phần mềm này ra đời với mục đích lưu trữ thông tin, giúp các phòng ban khách sạn quản lý và tối ưu hóa chi phí hoạt động.

pms-la-gi-1
PMS giúp các chủ đầu tư (CĐT) quản lý tốt tất cả các thông tin về khách sạn.

Lý do gì khiến khách sạn nên sử dụng PMS?

  • Giúp khách sạn tối ưu hóa những hoạt động kinh doanh, từ đó tiết kiệm hơn về cả thời gian và nhân lực
  • Cung cấp một cách nhanh nhất những thông tin về chỗ ở, phòng trống, cách thức đặt phòng
pms-la-gi-4
Trong khách sạn, tác dụng của việc sử dụng phần mềm PMS là gì?
  • Khách sạn có thể dễ dàng hoạch định được mục tiêu kinh doanh khi sử dụng PMS, cũng như cách thức đầu tư để mang lại hiệu quả cao
  • Phân tích được năng suất, kết quả kinh doanh để đưa ra những chiến lược đầu tư hiệu quả hơn
  • Tiết kiệm nhân lực và đem lại sự thuận tiện cho cả khách hàng và nhân viên.
pms-la-gi-2
Phần mềm quản lý hệ thống thông tin PMS mang tới nhiều tiện ích.

>> Xem thêm: CMS là gì? Khách sạn có cần thiết sử dụng CMS?

2. Các loại PMS cho khách sạn

Các loại PMS là gì? Làm thế nào để lựa chọn hệ thống quản lý thông tin phù hợp nhất với khách sạn? Trước hết, anh/chị cần hiểu rõ về cách phân loại cũng như ưu – nhược điểm của PMS.

Hiện nay, có hai loại PMS phổ biến và được nhiều người sử dụng nhất:

  1. Local PMS: Với loại này, khách hàng sẽ sở hữu những lượng lớn thông tin về hệ điều hành, card mạng và những trang thiết bị lưu trữ.
  2. Cloud-based PMS: loại phần mềm này về cơ bản sẽ chỉ có máy trạm và thiết bị kết nối internet
pms-la-gi-3
PMS là gì? Chức năng và đặc điểm của từng loại PMS.

Mỗi loại PMS đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Sự khác biệt giữa phần mềm Local và Cloud-based PMS được thể hiện trong bảng sau:

Local PMS Cloud-based PMS
Ưu điểm
  • Không cần kết nối Internet
  • Bảo mật dữ liệu
  • Khả năng xử lý dữ liệu nhanh
  • Không cần nhân viên IT để vận hành
  • Hạn chế chi phí đầu tư
  • Đơn giản, dễ dàng triển khai
  • Dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi
  • Tự động sao lưu dữ liệu
  • Dễ dàng nâng cấp, mở rộng
Nhược điểm
  • Cần một IT am hiểu về hệ thống
  • Đòi hỏi chi phí đầu tư lớn
  • Phát sinh chi phí bảo dưỡng cho hệ thống
  • Bắt buộc kết nối Internet để sử dụng hệ thống
  • Vấn đề bảo mật Online chưa thực sự được giải quyết

3. Các chức năng cơ bản của PMS

Biết được PMS là gì vậy anh/chị có muốn tìm hiểu những chức năng chính của PMS?

PMS là một phần mềm đa chức năng, cung cấp những giải pháp toàn diện và hiệu quả nhất cho khách sạn. Khi sử dụng bất cứ phần mềm PMS nào, khách sạn đều có thể sử dụng những tính năng như:

  • Lễ tân
  • Nhà hàng
  • Buồng phòng
  • Tài chính và nhân sự
  • Kinh doanh (sale)
  • V..v..

3.1. Chức năng cho bộ phận Lễ tân

Hệ thống PMS giúp phòng ngừa các tình trạng quá tải (overbooking) hay chồng chéo, nhầm lẫn do thông tin thiếu linh hoạt.

pms-la-gi-5
Lợi ích của PMS là gì đối với bộ phận lễ tân?

Nhân viên lễ tân có thể cập nhật tất cả các thông tin này chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Sử dụng PMS giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực trong việc lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng.

3.2. PMS đối với kinh doanh

Cả hai chức năng Sales và Marketing đều được tích hợp trong PMS. Những lịch sử lưu trú, dữ liệu khách hàng lưu trú đều được kiểm tra dễ dàng trên PMS.

Thêm vào đó, khách sạn còn có thể xem năng suất, công suất hoạt động của mình. Chưa kể, còn có thể so sánh mức giá giữa những khách sạn.

pms-la-gi-6
PMS giúp tối ưu hóa chi phí, hỗ trợ đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.

3.3. Chức năng của PMS là gì với bộ phận nhà hàng

PMS giúp giám đốc, quản lý nhà hàng chặt chẽ hơn trong việc tối ưu hóa chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận. Anh/chị có thể kiểm soát từ xa các họat đồng trong nhà hàng, số lượng hàng hóa cần mua hoặc đã sử dụng,…

pms-la-gi-7
PMS không chỉ cập nhật thông tin về số lượng phòng, chúng giúp quản lý chặt chẽ hơn hàng hóa xuất – nhập để phục vụ các hoạt động kinh doanh.

3.4. PMS với bộ phận buồng phòng

Những công việc như tình trạng buồng phòng, xử lý đồ đạc thất lạc, chi phí giặt là,… đều có tại tính năng này.

pms-la-gi-9
Màu xám thể hiện các phòng bẩn, cần dọn dẹp. Màu tím là đang có nhân viên buồng phòng làm vệ sinh.

3.5. Kế toán và nhân sự

Đối với khối văphòng, tác dụng của phần mềm PMS là gì?

Với bộ phận nhân sự, hệ thống PMS hỗ trợ khách sạn lưu trữ thông tin về chấm công, giờ giấc làm việc.

Chức năng cho bộ phận kế toán: Hỗ trợ trong quá trình quản lý doanh thu và công nợ cũng như chi trả lương

Ngoài ra, PMS còn hỗ trợ những chức năng như tổng đài điện thoại, hệ thống điện,…

pms-la-gi-8
Sử dụng PMS giúp khách sạn nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu và tiết kiệm chi phí hợp lý.

Chỉ với một phần mềm anh/chị có thể quản lý toàn bộ thông tin cũng như tình trạng hoạt động của toàn khách sạn. Đây là lý do mà PMS là phần mềm quan trọng, không thể thiếu trong bất kì khách sạn nào.

Hy vọng qua bài viết này anh/chị hiểu được PMS là gì, phân loại và chức năng của PMS với các bộ phận khách sạn. 

>> Theo dõi các bài viết khác của Vinapad tại đây: https://vinapad.com/tin-tuc

Cảm ơn anh/chị đã quan tâm!

Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Vinapad

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội (Gần BIDV Bình Phú)

Store: Biệt thự 16, Mộc Lan 6, Vinhomes Green Bay – Mễ Trì

Email[email protected]

Hotline: 090.8888.634

VINAPAD – CÙNG NHAU PHÁT