Front office là gì? Các bộ phận trong một Front office

Mục lục ( - )

• Front office là gì? Cách gọi Front Office Manager được hiểu như thế nào?

  • Front office là?

  • Front Office Manager là gì?

• Các bộ phận trong front office là gì?

  • Bộ phận lễ tân

  • Bộ phận đứng cửa

  • Bộ phận hướng dẫn khách

  • Bộ phận thu ngân

  • Bộ phận trực tổng đài trong khách sạn

  • Bộ phận đặt phòng

  • Bộ phận quan hệ khách hàng

Khi bước vào một khách sạn, khách lưu trú sẽ được tiếp đón bởi Front office. Tuy nhiên, khái niệm Front office là gì thì không phải ai cũng hiểu rõ. Việc tìm hiểu kỹ càng về bộ phận front office sẽ là cách để nhà quản lý điều hành hoạt động khách sạn tốt nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về điều này để hiểu chi tiết về một front office nhé!

Front office là gì? Cách gọi Front Office Manager được hiểu như thế nào?

Front office là?

Cách gọi Front office được sử dụng vô cùng phổ biến và thường thấy trong các khách sạn và nhà hàng. Tuy nhiên, Front office là gì thì thường bị bỏ qua và không có nhiều người hiểu rõ. Theo đó, Front office là cách gọi tiếng Anh chỉ bộ phận Tiền sảnh của khách sạn. Front office cũng thường được biết tắt dưới dạng ký hiệu là FO.

Các gọi Front office mang tính chất tượng trưng khá lớn. Bởi lẽ đây là bộ phận chỉ “bộ mặt” của một khách sạn. Đây sẽ là nơi khách hàng làm thủ tục check in, check out và các tư vấn cho khách lưu trú. Mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng bộ phận FO có tính quyết định trực tiếp đến doanh số của khách sạn – nhà hàng. Bởi lẽ, nó trực tiếp ảnh hưởng đến các đánh giá của khách hàng khi lưu trú tại đây.

Front Office Manager là gì?

Cùng với Front Office thì trong quản lý khách sạn, Front Office Manager cũng là một khái niệm thường được nhắc đến. Vậy Front Office Manager là gì? Để hiểu rõ về điều này, có thể giải nghĩa như sau. Front Office Manager là cách gọi tiếng anh của thuật ngữ chỉ một vị trí công việc vô cùng quan trọng tại khu vực Front Office.

Front Office Manager chính là cách gọi chỉ chức danh của Trưởng bộ phận lễ tân hay còn gọi là quản lý tiền sảnh hoặc Giám đốc khu vực tiền sảnh. Đây là người sẽ chịu trách điều hành, phân phối và giám sát toàn bộ hoạt động của khu vực Front Office. Front Office Manager thực sự là công việc đáng mơ ước của nhiều người khi quyết định theo đuổi ngành nghề khách sạn – nhà hàng.

Các bộ phận trong front office là gì?

Khi tìm hiểu về Front Office là gì, người ta cũng thường đề cập đến những hiểu biết về các bộ phận hoạt động tại khu vực này. Front Office là gương mặt của một khách sạn và chúng gồm rất nhiều bộ phận bên trong. Tuy nhiên, tùy theo mức độ, quy mô của từng khách sạn khu vực Front Office sẽ có sự khác biệt về đội ngũ nhân viên này. Tựu chung lại, Front Office tiêu chuẩn sẽ bao gồm những bộ phận như sau:

Bộ phận lễ tân

Lễ tân (Reception) là bộ phận thực hiện nhiệm vụ chào đón và hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục check in/check out. Ngoài ra, với bất kì khách hàng nào có nhu cầu về hỗ trợ tư vấn thêm thông tin thì bộ phận lễ tân cũng thực hiện giải đáp tận tình và chi tiết.

Bài viết liên quan: Reception là gì? Vai trò của receptionist là gì trong khách sạn

Bộ phận đứng cửa

Bộ phận đứng cửa (Doorman/Bellman) có nhiệm vụ thực hiện mở cửa xe, hướng dẫn nơi đỗ và tiến hành các thao tác nghiệp vụ chuyên nghiệp để chào đón khách hàng, xách hành lý giúp khách hàng.

Bộ phận hướng dẫn khách

Bộ phận hướng dẫn khách hàng (Concierge) là nơi tiếp nhận toàn bộ những thắc mắc của khách hàng lưu trú. Tại đây, hành khách có thể được tư vấn và hỗ trợ để mang lại trải nghiệm hài lòng, ưng ý nhất khi lưu trú tại khách sạn. Khi khách hàng rời đi, bộ phận này đồng thời cũng sẽ có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện vận chuyển như xe đi lại cho khách. Concierge đôi lúc cũng thực hiện vai trò của nhân viên đứng cửa (Doorman/ Bellman).

Bộ phận thu ngân

Để giải nghĩa về Front Office là gì người ta cũng thường nhắc tới bộ phận thu ngân (Cashier). Công việc chính của thu ngân là thanh toán hóa đơn dịch vụ lưu trú cho hành khách. Ngoài ra, khi khách hàng có nhu cầu cần đổi tiền cũng có thể trực tiếp đề xuất với bộ phận này. Hàng tháng/quý, thu ngân cũng cần thực hiện các báo cáo về doanh thu để báo cáo lên cấp trên.

Bộ phận trực tổng đài trong khách sạn

Trong khách sạn, luôn có một số điện thoại được gọi là hotline để sẵn sàng đáp ứng, phục vụ các nhu cầu của khách lưu trú. Và cần thiết phải có 1 bộ phận trực tổng đài hay còn gọi là Operator. Những cuộc gọi tới bộ phận Operator thường sẽ phải trả phí. Thông thường bộ phận này sẽ ghi lại hóa đơn để thanh toán khi khách lưu trú thực hiện check out.

Bộ phận đặt phòng

Bộ phận đặt phòng (Reservations) là nơi tiếp nhận thông tin khi khách lưu trú có nhu cầu đặt phòng. Bộ phận này cũng đồng thời thực hiện nhiệm vụ tư vấn về loại phòng khi khách hàng thắc mắc. Các hoạt động đặt phòng có thể diễn ra trực tiếp tại sảnh khách sạn hoặc đặt phòng qua hệ thống website hay các hệ thống đặt phòng trung tâm khác. Nhân viên tại bộ phận đặt phòng cần luôn trong tư thế sẵn sàng, nắm bắt đầy đủ thông tin về tình trạng danh sách phòng còn trống, phòng vừa trả… để giải đáp kịp thời cho khách hàng.

Bộ phận quan hệ khách hàng

Bộ phận quan hệ khách hàng là những nhân viên sẽ thực hiện tư vấn và đưa ra hướng giải quyết trong những trường hợp khách hàng làm sai hoặc vi phạm điều khoản thuê phòng. Các giải đáp này mang tính tư vấn và hỗ trợ để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cũng như bên khách sạn.

Tham khảo thêm: Front desk là gì? Làm sao để có front desk ưng ý trong khách sạn

Hi vọng rằng với những thông tin mà Vinapad cung cấp sẽ giúp bạn hiểu rõ về Front Office là gì. Là bộ phận đặc biệt quan trọng trong khách hàng, hãy vận dụng, điều hành front office thật tốt để có thể mang lại sự phục vụ chuyên nghiệp, đem lại hài lòng cho khách lưu trú nhé!